Поширені питання та відповіді на них
Обробка запитів військових Сил оборони України — ПОЗАЧЕРГОВО.
-
Слід замовити дублікат документа про освіту:
- Дублікат диплому замовляється відповідно до Порядку замовлення на створення інформації, що відтворюється в документах про вищу освіту, та обліку документів про вищу освіту в ЄДЕБО; заява надсилається на адресу навчального відділу університету - на виконання.
Зверніть увагу: у переліку документів для виготовлення дублікату диплому, є Архівна довідка (виготовляється за відповідною заявою для замовлення дублікату диплому). - Дублікат додатку до диплому, у тому числі європейського зразка, виданого після 1992 року: замовляється відповідною заявою на виконання навчальним відділом університету; виписка із залікової книжки про навчання до 1992 року замовляється на виконання архівом університету;
- Дублікати інших документів (свідоцтва, посвідчення, сертифікати тощо) замовляються на виконання архівом університету за відповідною заявою виключно за наявності безпосередньо в запитувача оригінальних документів про освіту (додаток до диплому - найбільш інформативний документ про освітні здобутки студента);
Джерелами інформації для виготовлення дублікатів документів про освіту є особова справа, накази про кадровий склад (студентів), протоколи екзаменаційних комісій, книги видачі документів про освіту тощо, що зберігаються в архіві (archive@karazin.ua або за телефоном +380 (63) 674-61-37) та навчальному відділі (education@karazin.ua).
Оригінальні документи, надані під час вступу та залишені на зберігання в університеті по завершенню навчання/відрахування зберігаються в архіві (archive@karazin.ua або за телефоном +380 (63) 674-61-37) та навчальному відділі (education@karazin.ua) залежно від років освітнього періоду.
Для консультації Ви можете звернутися на електронну пошту архіву (archive@karazin.ua або за телефоном +380 (63) 674-61-37) та навчального відділу (education@karazin.ua)
- Дублікат диплому замовляється відповідно до Порядку замовлення на створення інформації, що відтворюється в документах про вищу освіту, та обліку документів про вищу освіту в ЄДЕБО; заява надсилається на адресу навчального відділу університету - на виконання.
-
- Архівна довідка (про навчання, роботу, аспірантуру/докторантуру, для замовлення дублікатів дипломів);
- Дублікат витягу із залікової книжки (для осіб, які навчалися не пізніше 1992 року);
- Дублікат Посвідчення про складання кандидатських іспитів;
- Запит про наявність оригіналів документів про освіту, що зберігаються в особовій справі;
- Отримання оригінальних документів, що зберігаються в особовій справі, за наявності;
- Запити на інформацію, що міститься в матеріалах особової справи;
- УНІВЕРСИТЕТ НЕ НАДСИЛАЄ засобами поштового зв’язку оригінали (дублікати) документів про освіту.
-
- Заява запитувача відповідно, написана від руки або надрукована, підписується наживо або електронним цифровим підписом (asice asics, p7s, pdf, xml).
- Запитувач надсилає заяву електронною поштою, Укрпоштою, іншими засобами поштового зв’язку або надає особисто в архів університету у години особистого прийому: понеділок, четвер з 13:00 до 15:00.
- Перелік долучених копій повинен відповідати списку, зазначеному в опублікованих на сайті зразках.
-
- Долучена до заяви копія документа повинна бути чітка та читабельна;
- Долучена сканована копія або фото, що додається до заяви, надісланої електронною поштою виготовляється з оригіналу документа (повинна бути кольорова);
- Скановану або фото копію необхідно надати у форматах jpg або pdf;
- Назви файлів мають відповідати виду відсканованого документа.
-
- Звернутися особисто із відповідною заявою до архіву.
- Оригінальні документи архів університету НЕ НАДСИЛАЄ жодним з існуючих видів зв’язку, НЕ ВИДАЄ третім особам за відсутності супроводжуючих документів: запитувач в разі неможливості отримати оригінальний документ про освіту (атестат, диплом, додаток до диплома, відповідні дублікати тощо) особисто готує супроводжуючі документи для третьої особи (на вибір): нотаріально завірена довіреність, консульська довіреність, заява запитувача відповідно до зразка, опублікованого на сайті підписана його електронним цифровим підписом.
- Заяви, підписані електронним цифровим підписом, разом із сертифікатом підпису надіслати на електронну пошту архіву для перевірки достовірності підпису.
-
- Формати електронного цифрового підпису повинні відповідати: asice asics, p7s, pdf, xml;
- Документ, на який накладено підпис, може завантажуватись у форматі .p7s (формат збереження даних та підпису CAdES) або ZIP-архіві (формат збереження даних та підпису ASiC-S чи ASiC-Е). Ці файли містять оригінальний документ та файл підпису.
-
Терміном обробки запиту є час від реєстрації Вашої заяви, яка має повний перелік долучених копій, як вхідного документа, до реєстрації, як вихідного документа.
Заява не береться в роботу, якщо додатки не відповідають вимогам якості та інформативності; якщо немає відповіді на уточнюючі запитання працівників Архіву, поставлених у зручний для працівників спосіб (електронна пошта, месенджери, телефоном).
- Архівні довідки, які не потребують додаткового вивчення, виготовляються не пізніше п'ятнадцяти днів і не більше одного місяця від дня отримання заяви;
- Дублікат витягу із залікової книжки, як додаток до диплому про освіту до 1992 року, виготовляє архів університету у термін до 30 днів від дня отримання заяви; дублікати документів після 1992 року до сьогодні виготовляються навчальним відділом університету (education@karazin.ua)
- Дублікат Посвідчення про складання кандидатських іспитів (форма 2.2) виготовляється у термін до 30 днів від дня отримання заяви.
-
- Написати заяву відповідного зразка, опублікованого на сайті;
- Запит реєструється у разі отримання усіх копій, які мають бути долучені до заяви;
- Запит задовольняється протягом/не пізніше 5 робочих днів з дати реєстрації запиту;
- Оригінали (дублікати) документів про освіту УНІВЕРСИТЕТ НЕ НАДСИЛАЄ засобами поштового зв’язку;
- Отримати оригінали документів про освіту можливо у години особистого прийому: понеділок, четвер з 13:00 до 15:00 після підтвердження наявності документу Архівом університету у зручний для працівників спосіб; третій особі за умови наявності нотаріально завіреної довіреності, консульської довіреності або заяви запитувача (володільця документів) відповідно до зразка, опублікованого на сайті, підписана його електронним цифровим підписом;
- Неотримання документів протягом 30 днів від дати повідомлення про наявність оригіналів в особовій справі вимагає повторного запиту.
-
- Укрпоштою: відправлення на вимогу громадян-запитувачів на адресу (відділення), що зазначено у заяві – не рекомендованим відправленням (листом);
- На запити державних установ та юридичних осіб – поштовим рекомендованим відправленням (листом);
- У години особистого прийому в Архіві: понеділок, четвер з 13:00 до 15:00.
Термін тимчасового зберігання до видачі виготовлених за запитом документів (дублікат диплому (навчальний відділ), дублікат додатку до диплому, академічної довідки, посвідчення, свідоцтва, витягу із залікової книжки/індивідуального навчального плану, архівної довідки (якщо у запиті відсутня вказівка на адресу поштового зв’язку (УКРПОШТА)):
- 30 днів від дати реєстрації вихідного документа, виготовленого за запитом;
- після того, як зазначений вище термін спливає, документ вшивається в особову справу і повторно видається за умови повторного звернення на адресу університету з відповідною заявою.
-
- направити запити з відповідними долученим копіями документів електронною поштою (archive@karazin.ua, univer@karazin.ua),
- надіслати поштовим зв’язком на адресу: Архів, майдан Свободи, 4, м. Харків, 61022.
-
- Якомога точніше вкажіть рік відрахування у заяві відповідно до зразка, опублікованого на сайті;
- Долучити до заяви Довідку з бібліотеки про відсутність заборгованості;
- Якщо Довідка з бібліотеки про відсутність заборгованості замовлена онлайн, направити на електронну адресу Архіву (archive@karazin.ua) пересланим повідомленням від бібліотеки.