Поширені питання та відповіді на них

Обробка запитів ветеранів та військових Сил оборони України — ПОЗАЧЕРГОВО.

• Мої документи (диплом, додатки, свідоцтво, посвідчення, сертифікат тощо) про освіту в університеті втрачені, їх потрібно відновити. Що робити? З чого почати?

  Слід замовити дублікат документа про освіту:

  • Дублікат диплому замовляється відповідно до Порядку замовлення на створення інформації, що відтворюється в документах про вищу освіту, та обліку документів про вищу освіту в ЄДЕБО; заява надсилається на адресу навчального відділу університету - на виконання.
    Зверніть увагу: у переліку документів для виготовлення дублікату диплому, є Архівна довідка (виготовляється за відповідною заявою для замовлення дублікату диплому).
  • Дублікат додатку до диплому, у тому числі європейського зразка, виданого після 1992 року: замовляється відповідною заявою на виконання навчальним відділом університету; виписка із залікової книжки про навчання до 1992 року замовляється на виконання архівом університету;
  • Дублікати інших документів (свідоцтва, посвідчення, сертифікати тощо) замовляються на виконання архівом університету за відповідною заявою виключно за наявності безпосередньо в запитувача оригінальних документів про освіту (додаток до диплому - найбільш інформативний документ про освітні здобутки студента);

  Джерелами інформації для виготовлення дублікатів документів про освіту є особова справа, накази про кадровий склад (студентів), протоколи екзаменаційних комісій, книги видачі документів про освіту тощо, що зберігаються в архіві (archive@karazin.ua або за телефоном +380 (63) 674-61-37) та навчальному відділі (education@karazin.ua).

  Оригінальні документи, надані під час вступу та залишені на зберігання в університеті по завершенню навчання/відрахування зберігаються в архіві (archive@karazin.ua або за телефоном +380 (63) 674-61-37) та навчальному відділі (education@karazin.ua) залежно від років освітнього періоду.

  Для консультації Ви можете звернутися на електронну пошту архіву (archive@karazin.ua або за телефоном +380 (63) 674-61-37) та навчального відділу (education@karazin.ua)

• Які послуги можна запитати в архіві?
  • Архівна довідка (про навчання, роботу, аспірантуру/докторантуру, для замовлення дублікатів дипломів);
  • Дублікат витягу із залікової книжки (для осіб, які навчалися не пізніше 1992 року);
  • Дублікат Посвідчення про складання кандидатських іспитів;
  • Запит про наявність оригіналів документів про освіту, що зберігаються в особовій справі;
  • Отримання оригінальних документів, що зберігаються в особовій справі, за наявності;
  • Запити на інформацію, що міститься в матеріалах особової справи;
  • УНІВЕРСИТЕТ НЕ НАДСИЛАЄ засобами поштового зв’язку оригінали (дублікати) документів про освіту.
  • УНІВЕРСИТЕТ НЕ НАДСИЛАЄ скановані копії документів, що зберігаються в особовій справі випускника.
• Вимоги до документів, що подає заявник?
  • Заява запитувача відповідно, написана від руки або надрукована, підписується наживо або електронним цифровим підписом (asice asics, p7s, pdf, xml).
  • Запитувач надсилає заяву електронною поштою, Укрпоштою, іншими засобами поштового зв’язку або надає особисто в архів університету у години особистого прийому: понеділок, четвер з 13:00 до 15:00.
  • Перелік долучених копій повинен відповідати списку, зазначеному в опублікованих на сайті зразках.
• Вимоги до долучених копій
  • Долучена до заяви копія документа повинна бути чітка та читабельна;
  • Долучена сканована копія або фото, що додається до заяви, надісланої електронною поштою виготовляється з оригіналу документа (повинна бути кольорова);
  • Скановану або фото копію необхідно надати у форматах jpg або pdf;
  • Назви файлів мають відповідати виду відсканованого документа.
• Як забрати оригінали документів з особової справи, які не були отримані після завершення/відрахування з університету?
  • Звернутися особисто із відповідною заявою до архіву.
  • Оригінальні документи архів університету НЕ НАДСИЛАЄ жодним з існуючих видів зв’язку, НЕ ВИДАЄ третім особам за відсутності супроводжуючих документів: запитувач в разі неможливості отримати оригінальний документ про освіту (атестат, диплом, додаток до диплома, відповідні дублікати тощо) особисто готує супроводжуючі документи для третьої особи (на вибір): нотаріально завірена довіреність, консульська довіреність, заява запитувача відповідно до зразка, опублікованого на сайті підписана його електронним цифровим підписом.
  • Заяви, підписані електронним цифровим підписом, разом із сертифікатом підпису надіслати на електронну пошту архіву для перевірки достовірності підпису.
• В яких форматах можна завантажити документ із накладеним підписом?
  • Формати електронного цифрового підпису повинні відповідати: asice asics, p7s, pdf, xml;
  • Документ, на який накладено підпис, може завантажуватись у форматі .p7s (формат збереження даних та підпису CAdES) або ZIP-архіві (формат збереження даних та підпису ASiC-S чи ASiC-Е). Ці файли містять оригінальний документ та файл підпису.
• Терміни обробки запитів?

  Терміном обробки запиту є час від реєстрації Вашої заяви, яка має повний перелік долучених копій, як вхідного документа, до реєстрації, як вихідного документа.

  Заява не береться в роботу, якщо додатки не відповідають вимогам якості та інформативності; якщо немає відповіді на уточнюючі запитання працівників Архіву, поставлених у зручний для працівників спосіб (електронна пошта, месенджери, телефоном).

  • Архівні довідки, які не потребують додаткового вивчення, виготовляються не пізніше п'ятнадцяти днів і не більше одного місяця від дня отримання заяви;
  • Дублікат витягу із залікової книжки, як додаток до диплому про освіту до 1992 року, виготовляє архів університету у термін до 30 днів від дня отримання заяви; дублікати документів після 1992 року до сьогодні виготовляються навчальним відділом університету (education@karazin.ua)
  • Дублікат Посвідчення про складання кандидатських іспитів (форма 2.2) виготовляється у термін до 30 днів від дня отримання заяви.
• Як отримати оригінали документів про освіту, що зберігаються в особовій справі випускника чи відрахованого здобувача освіти (студент, аспірант)
  • Написати заяву відповідного зразка, опублікованого на сайті;
  • Запит реєструється у разі отримання усіх копій, які мають бути долучені до заяви;
  • Запит задовольняється протягом/не пізніше 5 робочих днів з дати реєстрації запиту;
  • Оригінали (дублікати) документів про освіту УНІВЕРСИТЕТ НЕ НАДСИЛАЄ засобами поштового зв’язку;
  • Отримати оригінали документів про освіту можливо у години особистого прийому: понеділок, четвер з 13:00 до 15:00 після підтвердження наявності документу Архівом університету у зручний для працівників спосіб; третій особі за умови наявності нотаріально завіреної довіреності, консульської довіреності або заяви запитувача (володільця документів) відповідно до зразка, опублікованого на сайті, підписана його електронним цифровим підписом;
  • Неотримання документів протягом 30 днів від дати повідомлення про наявність оригіналів в особовій справі вимагає повторного запиту.
• У який спосіб я можу отримати запитувані у заяві документи (архівна довідка, інформаційні матеріали)?
  • Укрпоштою: відправлення на вимогу громадян-запитувачів на адресу (відділення), що зазначено у заяві – не рекомендованим відправленням (листом);
  • На запити державних установ та юридичних осіб – поштовим рекомендованим відправленням (листом);
  • У години особистого прийому в Архіві: понеділок, четвер з 13:00 до 15:00.

  Термін тимчасового зберігання до видачі виготовлених за запитом документів (дублікат диплому (навчальний відділ), дублікат додатку до диплому, академічної довідки, посвідчення, свідоцтва, витягу із залікової книжки/індивідуального навчального плану, архівної довідки (якщо у запиті відсутня вказівка на адресу поштового зв’язку (УКРПОШТА)):

  • 30 днів від дати реєстрації вихідного документа, виготовленого за запитом;
  • після того, як зазначений вище термін спливає, документ вшивається в особову справу і повторно видається за умови повторного звернення на адресу університету з відповідною заявою.
• Чи маю змогу надати заяву не у години особистого прийому громадян в Архіві?
  • направити запити з відповідними долученим копіями документів електронною поштою (archive@karazin.ua, univer@karazin.ua),
  • надіслати поштовим зв’язком на адресу: Архів, майдан Свободи, 4, м. Харків, 61022.
• Потрібні документи про навчання в університеті відрахованого здобувача освіти?
  • Якомога точніше вкажіть рік відрахування у заяві відповідно до зразка, опублікованого на сайті;
  • Долучити до заяви Довідку з бібліотеки про відсутність заборгованості;
  • Якщо Довідка з бібліотеки про відсутність заборгованості замовлена онлайн, направити на електронну адресу Архіву (archive@karazin.ua) пересланим повідомленням від бібліотеки.
• Маю розбіжності у написанні персональних даних в особистих та освітніх документах. Що робити?
  Вирішити питання можливо у два способи:

  • позасудовий — шляхом звернення до органу, що видав документ;

    Замовлення дублікатів освітніх документів — dodatok.education@karazin.ua

    Корисні посилання: https://mon.gov.ua/news/yak-otrimati-dublikat-dokumenta-pro-vishchu-osvitu-rozyasnennya-mon

    https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0494-15#Text
  • судовий — процедура встановлення факту належності документа, що має юридичне значення, в судовому порядку.

    В Україні склалася стала практика, коли документи про освіту, видані до 2000 року, містять відмінності у написанні прізвищ, імен та по батькові власників цих документів порівняно з паспортами громадянина України. Це пов’язано із масовою заміною паспортів зразка громадянина УРСР на паспорти громадянина України у 1990-х роках. Таким чином, документи про освіту, видані до 2000 року, відображають саме ті дані, які були зазначені в чинному на той час паспорті, або можуть бути складеними виключно російською мовою.

    Отже, ці документи не містять помилок у написанні персональних даних. Окрім того, надання архівної довідки про навчання також буде недостатнім, адже в такій довідці мають бути зазначені персональні дані студента (аспіранта) у відповідності із даними особової справи. Де, в свою чергу, такі дані вказані згідно із чинними на той час паспортними даними (часто — російською мовою).

    Єдиним належним і законним рішенням такої проблемної ситуації є судова процедура встановлення фактів, що мають юридичне значення відповідно до п. 5 ч. 2 ст. 293 Цивільного процесуального кодексу України в порядку окремого провадження. Відповідно до ч. 7 ст. 19 Цивільного процесуального кодексу України окреме провадження призначене для розгляду справ про підтвердження наявності або відсутності юридичних фактів, що мають значення для охорони прав та інтересів особи або створення умов для здійснення нею особистих немайнових чи майнових прав або підтвердження наявності чи відсутності неоспорюваних прав.

    Відповідно до ч. 1 ст. 293 Цивільного процесуального кодексу України окреме провадження — це вид непозовного цивільного судочинства, в порядку якого розглядаються цивільні справи про підтвердження наявності або відсутності юридичних фактів, що мають значення для охорони прав, свобод та інтересів особи або створення умов здійснення нею особистих немайнових чи майнових прав або підтвердження наявності чи відсутності неоспорюваних прав. Відповідно до п. 5 ч. 1 ст. 315 Цивільного процесуального кодексу України суд розглядає справи про встановлення факту належності правовстановлюючих документів особі, прізвище, ім’я, по батькові, місце і час народження якої, що зазначені в документі, не збігаються з прізвищем, ім’ям, по батькові, місцем і часом народження цієї особи, зазначеним у свідоцтві про народження або в паспорті.