Поширені питання та відповіді на них

Обробка запитів ветеранів та військових Сил оборони України — ПОЗАЧЕРГОВО. Запити на інформацію про освіту, надіслані електронною поштою, мають бути засвідчені кваліфікованим електронним підписом (КЕП) запитувача

Слід замовити дублікат документа про освіту:

Дублікат диплому замовляється відповідно до Порядку замовлення, виготовлення, видачі, обліку документів про вищу освіту та додатків до дипломів європейського зразка та Порядку замовлення на створення інформації, що відтворюється в документах про вищу освіту, та обліку документів про вищу освіту в ЄДЕБО; заява надсилається на адресу навчального відділу університету — на виконання.

Зверніть увагу: у переліку документів для виготовлення дублікату диплому, є Архівна довідка (виготовляється за відповідною заявою для замовлення дублікату диплому).

Джерелами інформації для виготовлення дублікатів документів про освіту є особова справа, накази про кадровий склад (студентів), протоколи екзаменаційних комісій, книги видачі документів про освіту тощо, що зберігаються в архіві (archive@karazin.ua або за телефоном
+380 (63) 674-61-37) та навчальному відділі (education@karazin.ua), а також ЄДЕБО — ВИПИСКА з єдиної державної електронної бази освіти.

Зверніть увагу: ВИПИСКА з Єдиної державної електронної бази з питань освіти (ЄДЕБО) — це офіційний документ, що містить підтвердження Вашого навчання, починаючи з 2012 року, здобутого освітнього рівня або наявних дипломів, який можна безкоштовно згенерувати із цифровим підписом та перевірити онлайн — https://info.edbo.gov.ua/edu-documents

Оригінальні документи, надані під час вступу та залишені на зберігання в університеті по завершенню навчання/відрахування зберігаються в архіві (archive@karazin.ua або за телефоном +380 (63) 674-61-37) та навчальному відділі (education@karazin.ua) залежно від років освітнього періоду.

Для консультації Ви можете звернутися на електронну пошту архіву (archive@karazin.ua або за телефоном +380 (63) 674-61-37) та навчального відділу (education@karazin.ua).
Алгоритм замовлення дублікатів освітніх документів:
1. Перевірте наявність копій документів, записів серії, номерів документів (наповнення реєстрів тощо); за необхідності замовте Архівну довідку про Ваше навчання в університеті за зразком, розміщеними на сторінці Центру документації або згенеруйте із цифровим підписом ВИПИСКУ з ЄДЕБО за посиланням.
2. Напишіть заяву за вимогами Порядку замовлення, виготовлення, видачі, обліку документів про вищу освіту та додатків до дипломів європейського зразка.
  Зверніть увагу: «Дублікати документа про вищу освіту виготовляються та видаються за письмовою заявою особи, на ім’я якої було видано документ про вищу освіту, що подається нею особисто у паперовій формі або технічними засобами електронних комунікацій в електронній формі (у разі забезпечення надійної автентифікації заявника з дотриманням вимог Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги») або через уповноваженого представника до закладу освіти, що видав документ про вищу освіту».
  
  «Дублікат документа про вищу освіту виготовляє та видає заклад освіти за письмовою заявою особи, на ім’я якої було видано документ про вищу освіту, що подається нею особисто у паперовій формі або технічними засобами електронних комунікацій в електронній формі (у разі забезпечення надійної автентифікації заявника з дотриманням вимог Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги») або через уповноваженого представника до закладу освіти (відокремленого структурного підрозділу), що видав документ про освіту».
  
  «Інформація про документ про вищу освіту, дублікат якого замовляється, автоматично анулюється в ЄДЕБО, у тому числі в Реєстрі, одночасно з включенням до Реєстру дубліката документа про вищу освіту.
  
  Первинний документ про вищу освіту втрачає чинність та у подальшому не використовується». Посилання Посилання
3. Надайте заяву із долученими копіями у зручний для Вас спосіб: особисто, Укрпошта (інші поштові служби), електронна пошта (dodatok.education@karazin.ua) за умови накладення кваліфікованого електронного підпису (КЕП) запитувача, чинність якого в обов’язковому порядку перевіряється працівником навчального відділу через ресурси довірчих послуг.
- Архівна довідка (про навчання, роботу, аспірантуру/докторантуру, для замовлення дублікатів дипломів);
- Дублікат Посвідчення про складання кандидатських іспитів;
- Запит про наявність оригіналів документів про освіту, що зберігаються в особовій справі;
- Отримання оригінальних документів, що зберігаються в особовій справі, за наявності;
- Запити на інформацію, що міститься в матеріалах особової справи;
- УНІВЕРСИТЕТ НЕ НАДСИЛАЄ засобами поштового зв’язку оригінали (дублікати) документів про освіту.
- УНІВЕРСИТЕТ НЕ НАДСИЛАЄ скановані копії документів, що зберігаються в особовій справі випускника.
Заява запитувача відповідно, написана власноруч або надрукована, підписується наживо або кваліфікованим електронним підписом (КЕП) запитувача (asice, asics, p7s, pdf, xml).

Запитувач надсилає заяву електронною поштою (перевірка достовірності кваліфікованого електронного підпису (КЕП) запитувача); Укрпоштою, іншими засобами поштового зв’язку або надає власноруч в архів університету у години особистого прийому: понеділок, четвер з 13:00 до 15:00.

Перелік долучених копій повинен відповідати списку, зазначеному в опублікованих на сайті зразках
- Долучена до заяви копія документа повинна бути чітка та читабельна;
- Долучена сканована копія або фото, що додається до заяви, надісланої електронною поштою виготовляється з оригіналу документа (повинна бути кольорова);
- Скановану або фото копію необхідно надати у форматах jpg або pdf;
- Назви файлів мають відповідати виду відсканованого документа.
Звернутися особисто із відповідною заявою до архіву.

Оригінальні документи, дублікати документів архів університету НЕ НАДСИЛАЄ жодним з існуючих засобів поштового зв’язку.

НЕ ВИДАЄ третім особам за відсутності документів, що уповноважують третю особу (представника) діяти від імені власника документів. Власник документів у разі неможливості отримати оригінальний документ про освіту (атестат, диплом, додаток до диплома, відповідні дублікати тощо) готує документи на представлення своїх інтересів третьою особою (на вибір): нотаріально завірена довіреність, консульська довіреність. Для консультації щодо наявності оригінального документа на зберіганні в Архіві Ви можете звернутися з відповідною заявою на електронну пошту архіву (archive@karazin.ua).

Отримати оригінали документів, дублікати документів про освіту, надати звернення особисто, отримати ДОВІДКИ власноруч можливо у години особистого прийому: понеділок, четвер з 13:00 до 15:00 (після підтвердження наявності або готовності документа Архівом університету у зручний для працівників спосіб);

Неотримання документів протягом 30 днів від дати повідомлення про наявність оригіналів в особовій справі, готовність ДОВІДКИ вимагає повторного запиту.
- Формати електронного цифрового підпису повинні відповідати: asice asics, p7s, pdf, xml;
- Документ, на який накладено підпис, може завантажуватись у форматі .p7s (формат збереження даних та підпису CAdES) або ZIP-архіві (формат збереження даних та підпису ASiC-S чи ASiC-Е). Ці файли містять оригінальний документ та файл підпису.
Терміном обробки запиту є час від реєстрації Вашої заяви, яка має повний перелік долучених копій, як вхідного документа, до реєстрації, як вихідного документа.

Заява не береться в роботу, якщо додатки не відповідають вимогам якості та інформативності; якщо немає відповіді на уточнюючі запитання працівників Архіву, поставлених у зручний для працівників спосіб (електронна пошта, месенджери, телефоном).
- Архівні довідки, які не потребують додаткового вивчення, виготовляються не пізніше п'ятнадцяти днів і не більше одного місяця від дня отримання заяви;
- Дублікат витягу із залікової книжки, як додаток до диплому про освіту до 1992 року, виготовляє архів університету у термін до 30 днів від дня отримання заяви; дублікати документів після 1992 року до сьогодні виготовляються навчальним відділом університету (education@karazin.ua)
- Дублікат Посвідчення про складання кандидатських іспитів (форма 2.2) виготовляється у термін до 30 днів від дня отримання заяви.
Алгоритм подання заяв та отримання документів:
1. Написати заяву відповідного зразка, опублікованого на сайті, долучити відповідні додатки;
2. Надіслати у зручний для власника документів спосіб: особисто, Укрпошта (інші поштові служби), електронна пошта за умови накладення кваліфікованого електронного підпису (КЕП) запитувача, чинність якого в обов’язковому порядку перевіряється працівником Архіву через ресурси довірчих послуг;
3. Запит реєструється у разі отримання усіх копій, які мають бути долучені до заяви;
4. По завершенню роботи за запитом працівник Архіву повідомляє запитувача у зручний для працівника спосіб (електронна пошта або телефонний дзвінок);
5. Отримати ДОВІДКУ — відповідь на запит — можливо у зручний для заявника спосіб: особисто, Укрпошта, електронна пошта; оригінали документів, дублікати документів про освіту ВИКЛЮЧНО власноруч або персонально третьою особою за довіреністю під час особистого прийому в Архіві університету.
Харківський національний університет імені В. Н. Каразіна — державна установа, має офіційно підписаний договір на поштові послуги з Укрпоштою відповідно до цільового використання бюджетних коштів виключно в межах укладеного договору. Працівник Архіву Університету не має права створювати накладні з оплатою за рахунок отримувача або самостійно йти у відділення приватної служби у свій робочий час.
- Укрпоштою: відправлення на вимогу громадян-запитувачів на адресу (відділення), що зазначено у заяві – не рекомендованим відправленням (листом);
- На запити державних установ та юридичних осіб – поштовим рекомендованим відправленням (листом);
- У години особистого прийому в Архіві: понеділок, четвер з 13:00 до 15:00.
Термін тимчасового зберігання до видачі виготовлених за запитом документів (дублікат диплому (навчальний відділ), дублікат додатку до диплому, академічної довідки, посвідчення, свідоцтва, витягу із залікової книжки/індивідуального навчального плану, архівної довідки (якщо у запиті відсутня вказівка на адресу поштового зв’язку (УКРПОШТА)):
- 30 днів від дати реєстрації вихідного документа, виготовленого за запитом;
- після того, як зазначений вище термін спливає, документ вшивається в особову справу і повторно видається за умови повторного звернення на адресу університету з відповідною заявою.
Направити запити з відповідними долученим копіями документів:
- електронною поштою із накладанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП) запитувача (archive@karazin.ua, univer@karazin.ua)
- надіслати поштовим зв’язком на адресу: Архів, майдан Свободи, 4, м. Харків, 61022.
- Якомога точніше вкажіть рік відрахування у заяві відповідно до зразка, опублікованого на сайті;
- Долучити до заяви Довідку з бібліотеки про відсутність заборгованості (cnb@karazin.ua);
- Якщо Довідка з бібліотеки про відсутність заборгованості замовлена онлайн (cnb@karazin.ua), направити на електронну адресу Архіву (archive@karazin.ua) пересланим повідомленням від бібліотеки.
Вирішити питання можливо у два способи:
- позасудовий — шляхом звернення до органу, що видав документ;
  Замовлення дублікатів освітніх документів — dodatok.education@karazin.ua
  
  Корисні посилання: https://mon.gov.ua/news/yak-otrimati-dublikat-dokumenta-pro-vishchu-osvitu-rozyasnennya-mon
  https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0494-15#Text
- судовий — процедура встановлення факту належності документа, що має юридичне значення, в судовому порядку.
  В Україні склалася стала практика, коли документи про освіту, видані до 2000 року, містять відмінності у написанні прізвищ, імен та по батькові власників цих документів порівняно з паспортами громадянина України. Це пов’язано із масовою заміною паспортів зразка громадянина УРСР на паспорти громадянина України у 1990-х роках. Таким чином, документи про освіту, видані до 2000 року, відображають саме ті дані, які були зазначені в чинному на той час паспорті, або можуть бути складеними виключно російською мовою.
  
  Отже, ці документи не містять помилок у написанні персональних даних. Окрім того, надання архівної довідки про навчання також буде недостатнім, адже в такій довідці мають бути зазначені персональні дані студента (аспіранта) у відповідності із даними особової справи. Де, в свою чергу, такі дані вказані згідно із чинними на той час паспортними даними (часто — російською мовою).
  
  Єдиним належним і законним рішенням такої проблемної ситуації є судова процедура встановлення фактів, що мають юридичне значення відповідно до п. 5 ч. 2 ст. 293 Цивільного процесуального кодексу України в порядку окремого провадження. Відповідно до ч. 7 ст. 19 Цивільного процесуального кодексу України окреме провадження призначене для розгляду справ про підтвердження наявності або відсутності юридичних фактів, що мають значення для охорони прав та інтересів особи або створення умов для здійснення нею особистих немайнових чи майнових прав або підтвердження наявності чи відсутності неоспорюваних прав.
  
  Відповідно до ч. 1 ст. 293 Цивільного процесуального кодексу України окреме провадження — це вид непозовного цивільного судочинства, в порядку якого розглядаються цивільні справи про підтвердження наявності або відсутності юридичних фактів, що мають значення для охорони прав, свобод та інтересів особи або створення умов здійснення нею особистих немайнових чи майнових прав або підтвердження наявності чи відсутності неоспорюваних прав. Відповідно до п. 5 ч. 1 ст. 315 Цивільного процесуального кодексу України суд розглядає справи про встановлення факту належності правовстановлюючих документів особі, прізвище, ім’я, по батькові, місце і час народження якої, що зазначені в документі, не збігаються з прізвищем, ім’ям, по батькові, місцем і часом народження цієї особи, зазначеним у свідоцтві про народження або в паспорті.